Menu Sluiten

Business Continuity Management

Business Continuity Management gaat over het op gestructureerde wijze weerbaar maken van de organisatie tegen calamiteiten. Calamiteiten zijn lastig te beïnvloeden door de organisatie, maar kunnen de bedrijfsvoering behoorlijk schaden.
Veel grote organisaties hebben uitgebreide business continuity management draaiboeken voor een pandemie, brand, een gifwolk boven de zaak, een cyber incident of het verlies van belangrijke gegevens. Naast de draaiboeken vinden regelmatig oefeningen plaats onder leiding van een team van in house specialisten. Hoe kunt u zich als kleine organisatie voorbereiden?

Veel organisaties hebben last van de gevolgen van het Coronavirus. Een gewoon griepje? Medewerkers zijn ziek, overheden leggen reizen aan banden, scholen gaan dicht of je bent ineens niet meer welkom in America.
Bovenstaande gevolgen beïnvloeden vooral de beschikbaarheid van noodzakelijke medewerkers, maar wat als onderdelen uit China niet beschikbaar zijn of klanten orders uitstellen uit angst voor een recessie. Dergelijke situaties kunnen het productie proces behoorlijk verlammen.

Zo heeft iedere organisatie op zijn eigen wijze last van het Coronavirus. Een gewoon griepje of niet, in dit geval zijn er vele externe factoren die je bedrijfsprocessen beïnvloeden.

Een pragmatische aanpak van business continuity management

De volgende stappen geven een aantal handvaten om naar uw bedrijfscontinuiteit te kijken.

1. Bedrijfsprocessen en afhankelijkheden

Begin met het in kaart brengen van de bedrijfs processen en in het bijzonder uw kritieke bedrijfsproces. Het primaire bedrijfsproces is meestal de reden van uw bestaan. Daarnaast zijn er een aantal ondersteunende processen als informatie of de financiële processen.

Wat is er nodig om deze processen uit te kunnen voeren? Grondstoffen, arbeid of financiële middelen zijn dan belangrijke aspecten om in kaart te brengen.

2. Risico’s en kansen

Breng de risico’s in kaart welke de processen lopen. Externe bedreigingen zoals brand, een pandemie of natuurgeweld zijn belangrijk. Anderzijds zijn interne dreigingen ook belangrijk. Denk hierbij aan fouten van medewerkers waarbij alle informatie verdwijnt.

Voorbeeld van een risicoanalyse

Soms biedt een situatie ook kansen. Zo kunnen diensten online aangeboden worden in tijde van crisis of kan veel remote werken medewerkers aantrekken die graag flexibel willen werken.

3. Een plan voor risico’s met een grote impact

Stel een plan op voor de grote risico’s. Dat wil zeggen de risico’s met een heel grote impact voor de organisatie, want die bedreigen het voortbestaan van de organisatie. In de plannen, of scenario’s neem je de stappen op die je onderneemt als het mis gaat.

Beantwoord hierbij aan vragen als wat als dit gebeurt? Wat gaan we dan doen? Wie bel je? Of wat gaan ik mijn klanten vertellen?
Zo is een cyber verzekering tegen de gevolgen van hacking leuk, maar wat vergoed de verzekering? Keren ze alleen de schade uit, dan moet je zelf nog een partij contracteren om de hackers uit de systemen te gooien.
Ook belangrijke leveranciers, kun je die in de nacht bellen voor een levering? En heb je afspraken of dat voor jou belangrijke product bij hem op voorraad is.
Veel vragen om te stellen, maar door eens rustig naar zo’n scenario te kijken weet je op welke vragen je een antwoord zoekt.

Zet je antwoorden op papier en noem dit je business continuity plan. Als het noodlot toeslaat ben je wellicht ontdaan en is het goed terug te vallen op dit document.

4. Testen

Kijk welke zaken uit je business continuity plan je kunt testen. Denk aan de bel boom om collega’s te bereiken in geval van nood of een levering bestellen midden in de nacht.

Veelal zijn kleine testjes prima uit te voeren. Niet testen om het testen, maar valideren of wat op papier staat nog klopt.

Een beetje hulp

Wellicht is het opstellen te veel gedoe of weet je niet waar te beginnen. Een specialist van 25 North kan met je meekijken bij het opstellen van jouw business continuity plan. Ook kunnen wij een continuity oefening op maat maken en begeleiden.De organisatie gaat hierin aan de slag met de plannen en krijgt feedback voor verbetering.